Além da organização, que inclui definição de fluxos e prazos, a tecnologia é uma importante aliada para automatizar processos e apoiar os profissionais em períodos de alta demanda.
Com o início do prazo de entrega da declaração do Imposto de Renda 2025, os profissionais de contabilidade devem se organizar para atender à maior demanda e às necessidades dos contribuintes. Kelly Sgoti, gerente Comercial da Omie, plataforma de gestão (ERP) na nuvem, sugere quatro práticas essenciais para ajudar os contadores a aumentarem a produtividade e eficiência, melhorando a gestão de tarefas e o relacionamento com os clientes durante essa temporada.
1- Definir prazos e responsáveis
A especialista sugere começar pela definição de prazos e atribuição de responsabilidades entre a equipe. Com o volume de declarações a serem entregues, é fundamental criar um cronograma detalhado, definir data limite para coleta de documentos, lançamentos contábeis e revisões. A divisão de tarefas garante que todos os processos sejam realizados e os prazos da Receita Federal cumpridos sem riscos de multas.
2 – Criar um canal de comunicação eficiente com os clientes
Um diálogo eficiente com os clientes evita erros e atrasos, então também é importante estabelecer um canal com orientações claras sobre os prazos e a importância de fornecer informações completas e precisas.
3- Identificar informações e documentos necessários
Antes de começar as declarações, é indicado listar todos os documentos e informações dos clientes, como recibos, comprovantes de despesas dedutíveis e informes de rendimentos. “Enviar uma checklist personalizada para cada um agiliza a coleta de dados e evita retrabalho por parte do escritório. Soluções digitais também trazem a possibilidade de ter esse acompanhamento de forma mais ágil e prática”, afirma Sgoti.
4 – Desenhar o fluxo para automatizar processos
Após a organização de prazos, canais de comunicação e documentos, é hora de estruturar um fluxo de trabalho. “Mapeie todas as partes envolvidas na declaração e use um gerenciador para criar um fluxo que permita sequenciar funções, definir responsáveis internos para cada entrega e criar uma linha de produção que ordene os afazeres e otimize o tempo de trabalho”, orienta a gerente.
“Essas práticas são significativamente potencializadas pelo uso de ferramentas digitais. O Omie G-Click, disponível no mercado, se destaca ao automatizar processos, controlar prazos, gerenciar documentos, facilitar a comunicação entre a equipe do escritório contábil e os clientes e proporcionar uma visão completa da rotina do escritório”, comenta.
O Omie.G-Click centraliza todos esses processos em uma única plataforma, automatizando tarefas repetitivas e monitorando o progresso da entrega dos documentos de cada declaração de IR, assegurando que nenhuma etapa seja omitida. Com isso, os contadores ganham tempo para se concentrar em análises estratégicas e no atendimento personalizado aos clientes, resultando em maior eficiência operacional nos escritórios contábeis, um fator crucial para os profissionais da área, conforme destaca Sgoti.
por NOVA PR
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