O que muitos não sabem, no entanto, é que existe mais de uma dezena de tipos de nota fiscal. Em um artigo anterior já falamos tudo sobre as notas fiscais eletrônicas. Agora, chegou a hora de saber quais produtos e serviços precisam de NF e qual tipo de nota deve ser usado em cada ocasião.
Nota Fiscal Avulsa (NFA)
Essa é considerada uma das opções mais simples para documentar a venda de produtos por aqueles que não fazem operações como essas com muita frequência. Por essa razão, os MEI são os que mais costumam utilizá-la (veja: Quais são os direitos de um MEI?).
A Nota Fiscal Avulsa é um documento fiscal emitido individualmente, seja em versão manual ou eletrônica (NFA-e). A emissão dessa nota é restrita aos MEI ou às empresas que, em razão do ramo de atividade, não estejam obrigadas à emissão de NF-e. A emissão de Nota Fiscal Avulsa depende de autorização da Sefaz e os critérios variam de estado para estado.
Nota Fiscal de Venda de Produto (NF-e)
Esse é um dos documentos de venda mais conhecidos das empresas. A Nota Fiscal eletrônica (NF-e) é o registro de uma operação faturamento ou venda de produtos. Sobre ela há incidência de impostos, como IPI e ICMS, e requer ainda a geração de um DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica).
É obrigatório que o emissor da NF-e informe seus dados e os do destinatário. Além disso, todos os produtos e serviços referentes à nota precisam ser detalhados no documento.
Nota Fiscal de Serviço (NFS-e)
Similar à NF-e, a Nota Fiscal de Serviço é emitida pelas empresas que não comercializam um produto, mas sim prestam um serviço aos seus clientes. Por exemplo, a empresa de jardinagem que presta um serviço de paisagismo para condomínios.
As NFS-e devem ter os seus dados transmitidos para a prefeitura do munícipio no qual a empresa está vinculada. Do mesmo modo, os serviços devem estar identificados no documento. Outras regras adicionais variam de cidade para cidade, o que requer muita atenção por parte de quem as emite (veja: NFS-e Nacional: prepare-se para a chegada da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica padronizada).
Nota Fiscal ao Consumidor (NFC-e)
A NFC-e é um documento eletrônico que registra uma operação de venda de uma empresa para um consumidor final. Integrada ao SPED, a NFC-e é considerada a “evolução” do cupom fiscal, documento impresso que requeria o uso de impressoras fiscais autorizadas.
Frequentemente a NFC-e é confundida com a NF-e. Embora tenham muitas similaridades em seu metodologia e execução, a diferença é que a NFC-e restringe-se ao consumidor final, enquanto a NF-e atende a todos os tipos de venda possíveis.
Nota Fiscal eletrônica Complementar (NF-e Complementar)
Como o próprio nome indica, as notas fiscais eletrônicas complementares são emitidas quando há a necessidade de acrescentar informações ou valores a uma nota fiscal emitida anteriormente. Há regras específicas para a emissão desse tipo de documento.
Em geral, é indicada a sua emissão quando a quantidade de mercadorias ou os valores descritos forem inferiores ao que efetivamente foi comercializado. Seu uso é frequentemente associado a operações de exportação, com variações de valor por conta do câmbio, ou a erros de cálculo.
Nota Fiscal de Compra
A Nota Fiscal de Compra ou Nota Fiscal de Entrada é o documento que comprova que a empresa recebeu mercadorias. A responsabilidade de emissão desse tipo de nota é tanto do comprador quanto do fornecedor e as informações devem ser registradas no Livro Registro de Entradas (veja: A obrigatoriedade do Livro Caixa nas empresas optantes do Simples Nacional).
No caso do comprador, há quatro momentos específicos em que a emissão é obrigatória: 1) quando a empresa assume compromisso de transportar a mercadoria; 2) quando adquire um produto em leilão junto ao poder público; 3) quando o vendedor é MEI ou pessoa física; 4) quando o produto adquirido for importado.
Nota Fiscal de Devolução
Esse documento fiscal tem objetivo oposto ao anterior: anular uma operação de compra ou venda. A ideia é comunicar à Receita Federal que uma determinada transação foi desfeita, evitando-se assim o pagamento de impostos sem necessidade.
Em linhas gerais, a nota fiscal de devolução pode ser de dois tipos: de compra ou de venda. A primeira opção pode ser usada quando você receber um produto do fornecedor e ele chegar com algum defeito. Já a segunda se aplica quando um destinatário de um produto seu recusa o pedido.
Nota Fiscal de Exportação
As notas fiscais de exportação são emitidas quando a empresa realiza uma venda para um cliente que está no exterior. Entre as informações essenciais que devem constar nesse documento, destacamos o endereço do cliente final e o local de embarque da mercadoria.
A mercadoria exportada deve ser vinculada a um CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações). Não há incidência de impostos como ICMS, IPI, PIS e COFINS sobre produtos exportados por empresas brasileiras.
Nota Fiscal de Remessa
As notas fiscais de remessa são consideradas documentos de controle e na maioria dos casos há isenção ou suspensão de impostos sobre elas. Porém, trata-se de um item da legislação que muda com bastante frequência e sempre é conveniente checar as particularidades de cada produto.
Uma empresa pode gerar uma nota fiscal de remessa para o envio de amostras grátis, brindes, produtos para conserto, consignação ou demonstração, doações ou de itens para industrialização. O documento serve para facilitar a procedência da carga em eventuais fiscalizações.
Nota Fiscal de Retorno
As notas fiscais de retorno são similares às de remessa e também são consideradas “documentos de controle”. A ideia aqui é informar à fiscalização a chegada ou a saída de produtos em uma empresa, por razões similares às das notas fiscais de remessa.
Por exemplo, o retorno de uma máquina que foi remetida para conserto requer uma nota fiscal de retorno. Produtos exibidos em feiras e itens retornados após cessão em consignação ou comodato também requerem esse tipo de documentação.
Nota Fiscal eletrônica de Remessa em Consignação
A proposta das notas fiscais de remessa em consignação é informar à fiscalização que os produtos que você está remetendo são para venda, porém não sob a sua responsabilidade. Em outras palavras, você cede produtos em consignação e só emitirá um nota fiscal de venda se ela se concretizar.
Quando a venda se confirma a empresa deve emitir uma NF-e de Venda e quem vendeu o produto emite uma Nota Fiscal de Venda por Consignação. Caso não ocorra a venda, quem solicitou os produtos em consignação os devolve e emite uma NF-e de Devolução.
Nota Fiscal de Venda por Consignação
Como já mencionamos no item anterior, a Nota Fiscal de Venda por Consignação é emitida pela empresa que vende um produto recebido anteriormente em consignação. Nesse caso, a empresa que originalmente consignou o produto deverá emitir também uma NF-e de Venda.
Da mesma forma, quando a venda não ocorre e o produto é devolvido, é necessário emitir uma NF-e de Devolução. A ideia de toda essa documentação é controlar o transporte de mercadorias sem que haja a incidência de impostos quando não há efetivamente a comercialização dos itens.
Nota Fiscal de Venda à Ordem
A Nota Fiscal de Venda à Ordem é utilizada quando quem adquire o produto é diferente do destinatário final. A lógica é a seguinte: suponha que um fornecedor (A) venda um produto para outra empresa (B). Porém, a empresa B solicita que a mercadoria seja entregue diretamente para a empresa C.
Como a mercadoria não passará pela empresa B, embora ela seja a responsável pelo pedido, há a necessidade de gerar um documento que comunique essa característica de transporte. Quem produz a mercadoria – empresa A – deve emitir, portanto, duas notas: a Nota Fiscal de Venda à Ordem, para a empresa B, e a Nota Fiscal de Remessa para a empresa C.
Nota Fiscal de Venda para Entrega Futura
As notas fiscais de venda para entrega futura são emitidas quando o faturamento de uma compra ocorre antes da entrega. Por exemplo, suponha que uma empresa fez uma compra junto à sua e efetuou o pagamento conforme o combinado. Porém, a entrega dos produtos só ocorrerá daqui a três meses.
Nesse caso, a nota fiscal tem como objetivo informar apenas um faturamento, sem que haja deslocamento dos produtos. Quando chegar a hora de enviar a mercadoria, então será preciso emitir uma Nota Fiscal de Remessa referente a essa Nota Fiscal de Venda para Entrega Futura.
Nota Fiscal de Remessa e Retorno para Industrialização
São dois documentos distintos. Esse tipo de nota fiscal costuma ser emitido por empresas que são terceirizadas pelas fornecedoras de matérias-primas à indústria. Por exemplo, empresas maiores podem terceirizar certos tipos de trabalho antes que a matéria-prima chegue na área de industrialização.
Ao enviar os produtos para a empresa terceirizada é necessário emitir uma Nota Fiscal de Remessa para Industrialização. Os itens serão trabalhados e quando retornam à empresa original, a companhia terceirizada emite uma Nota Fiscal de Retorno de Industrialização e uma Nota Fiscal de Venda de Industrialização, especificando os serviços executados.
Texto extraído do site Contábeis